Du gründest gerade eine GmbH oder Aktiengesellschaft. Ein Freund, Treuhänder oder Familienangehöriger soll dir im Handelsregister «nur formell» als Verwaltungsrat oder Geschäftsführer beistehen?
Diese vermeintliche Gefälligkeit kann teuer werden. Das Schweizer Recht macht keinen Unterschied zwischen formellem und nur eingetragenem Organ: Wer im Handelsregister steht, haftet — auch ohne aktive Mitwirkung. Bei Konkurs, nicht bezahlten Sozialversicherungen oder Steuerausfällen haften die Eingetragenen mit ihrem Privatvermögen. Dieser Artikel zeigt dir die Stolperfallen und wie du als Gründer oder Treuhand-VR die Risiken systematisch absicherst.
Was bedeutet «Eintrag ohne Funktion»?
Im Handelsregister kannst du als Verwaltungsrat einer Aktiengesellschaft, als Geschäftsführer einer GmbH oder als Zeichnungsberechtigter eingetragen sein. Häufig kommt das vor, wenn das Schweizer Wohnsitzerfordernis (Art. 718 Abs. 4 OR für die Aktiengesellschaft, Art. 814 Abs. 3 OR für die GmbH) erfüllt werden muss und die echten Entscheidungsträger im Ausland sitzen.
Drei typische Konstellationen begegnen uns in der Beratung:
- Du übernimmst als Treuhänderin oder Treuhänder eine Wohnsitz-Verwaltungsratsfunktion für eine internationale Holding.
- Ein Familienmitglied lässt sich pro forma als zweiter Verwaltungsrat eintragen, damit das Quorum stimmt.
- Du bist Mitgründer, aber operativ nicht eingebunden und vertraust darauf, dass die anderen Gesellschafter alles regeln.
Was alle Fälle gemeinsam haben: nach aussen wirkst du als Organ, innen tust du nichts. Genau hier wird es gefährlich.
Faktisches Organ: die unsichtbare Erweiterung der Haftung
Das Bundesgericht und die herrschende Lehre kennen ein Konzept, das viele Gründer überrascht: das faktische Organ. Massgebend ist nicht die formelle Bezeichnung im Handelsregister, sondern die tatsächliche Einflussnahme auf die Willensbildung der Gesellschaft.
Für dich heisst das doppelt unangenehm:
- Du gehörst von aussen zu den Organen. Behörden und Gläubiger gehen davon aus, dass du Verantwortung trägst.
- Du musst aktiv beweisen, dass du im Innenverhältnis keine Funktion ausgeübt hast. Die Beweislast liegt bei dir, nicht bei der Steuerverwaltung oder der Ausgleichskasse.
In der Praxis schreiben Behörden zuerst die im Handelsregister stehenden Personen an. Wer nichts dokumentiert hat, gerät schnell unter Druck.
Welche Haftungsrisiken konkret drohen
Die Folgen reichen weiter, als viele Gründer annehmen. Konkret können dich folgende Risiken treffen:
- Persönliche Verantwortung für Schäden durch unsorgfältige Geschäftsführung gemäss Art. 754 OR
- Solidarhaftung für nicht bezahlte AHV-, IV- und EO-Beiträge gemäss Art. 52 Abs. 2 AHVG
- Persönliche Haftung für nicht abgeführte Quellensteuern und Mehrwertsteuer
- Mögliche strafrechtliche Konsequenzen bei vorsätzlichen oder grobfahrlässigen Verfehlungen
- Direkter Zugriff auf dein Privatvermögen im Konkurs der Gesellschaft
Diese Risiken werden in der Regel erst sichtbar, wenn es zu spät ist: bei einer Betreibung, einem Konkurs oder einer Nachsteuer-Forderung. Der präventive Schutz ist deshalb entscheidend.
So schützt du dich vor der Haftungsfalle
Wer im Handelsregister steht, kann das Risiko nicht eliminieren. Aber du kannst es deutlich reduzieren, wenn du drei Dinge konsequent umsetzt.
Schriftlicher Mandatsvertrag. Halte fest, dass du das Zeichnungsrecht nur auf konkrete Instruktion ausübst und keine operative Verantwortung trägst. Der Vertrag sollte deine Befugnisse, deine Informationsrechte und eine angemessene Entschädigung klar regeln.
Dokumentation der Beweise. Bewahre Kommunikation auf, die belegt, dass alle Entscheide aus der operativen Führung kommen und nicht von dir. Protokolle, E-Mails und Instruktionsschreiben sind dein Schutzschild im Streitfall.
Laufende Überwachung. Prüfe regelmässig die Bonität und die rechtliche Situation der Gesellschaft. Sobald Betreibungen auftauchen oder Behörden anfragen, solltest du eine Löschung im Handelsregister ernsthaft prüfen — die Eintragung kannst du jederzeit selbständig zurückziehen.
Häufige Fragen
«Bin ich auch betroffen, wenn ich nur als Gründer auf Zeit eingetragen war?»
Ja, prinzipiell schon. Die Haftung greift während der Zeit deiner Eintragung. Lass dich nach dem Wegfall deiner Funktion zwingend austragen und bewahre den Handelsregisterauszug als Beweis auf.
«Was, wenn ich nichts vom Geschäft weiss und plötzlich eine Forderung kommt?»
Du musst aktiv reagieren. Schreibe der Behörde, dass du im Innenverhältnis keine Organfunktion ausgeübt hast, und reiche deine Dokumentation ein. Schweigen kann als Anerkennung der Haftung interpretiert werden.
«Kann mich der Treuhänder oder die Gesellschaft im Schadensfall absichern?»
Ein Mandatsvertrag mit einer Schadloshaltungsklausel ist üblich und sinnvoll. Im Konkurs der Gesellschaft schützt sie dich aber nur dann, wenn die Gegenpartei zahlungsfähig ist.
Fazit: Vertrauen ist gut, ein Vertrag ist besser
Ein Handelsregistereintrag wirkt klein und harmlos, kann aber existenzielle Folgen haben. Wer als Verwaltungsrat, Geschäftsführer oder Zeichnungsberechtigter eingetragen ist, übernimmt rechtlich die Verantwortung für die Gesellschaft — auch dann, wenn er nichts entscheidet. Die Schweizer Praxis lässt dir nur zwei Wege: Du übst die Funktion echt aus, oder du sicherst dich vertraglich, dokumentarisch und durch laufende Überwachung ab.
«Schlau sparen, stark wachsen» beginnt mit klaren Rollen und sauberer Dokumentation. Wer bei Gründung oder Nachfolge die Verantwortlichkeiten von Anfang an regelt, vermeidet teure Überraschungen Jahre später.