Die Pandemie hat viele Schweizer KMU gezwungen, ihre Generalversammlung (GV) kurzfristig ins Digitale zu verlegen. Was damals als Notlösung galt, ist heute fest im Obligationenrecht (OR) verankert. Seit der OR-Revision 2023 können Aktiengesellschaften und GmbH ihre GV dauerhaft virtuell oder hybrid abhalten. Klingt praktisch, und das ist es auch. Aber nur, wenn du die rechtlichen Anforderungen kennst und einhältst. Dieser Artikel zeigt dir, worauf es ankommt.
Gesetzliche Grundlage: Was das revidierte OR erlaubt
Mit der Revision des Obligationenrechts, die am 1. Januar 2023 in Kraft getreten ist, wurde die virtuelle GV als dauerhaftes Instrument verankert. Massgebend sind Art. 701c ff. OR für die Aktiengesellschaft sowie die entsprechenden Verweise für die GmbH (Art. 805 OR).
Das Gesetz unterscheidet drei Formate. Die physische GV am gemeinsamen Ort bleibt der Standard. Die hybride GV erlaubt Teilnehmenden, sich zuzuschalten, während andere vor Ort sind. Die rein virtuelle GV findet ohne physischen Versammlungsort statt. Alle drei Varianten sind grundsätzlich zulässig, aber nicht ohne Bedingungen.
Statutenanpassung: Der häufigste Stolperstein
Hier scheitern viele KMU in der Praxis. Damit eine virtuelle oder hybride GV rechtsgültig ist, müssen die Statuten dies ausdrücklich vorsehen. Ein Verwaltungsratsbeschluss allein reicht nicht.
Hast du deine Statuten noch nicht angepasst, riskierst du, dass Beschlüsse angefochten werden können. Das gilt auch dann, wenn alle Aktionäre oder Gesellschafter einverstanden waren und kein Widerspruch erhoben wurde. Die formale Anforderung bleibt bestehen.
Eine Statutenänderung erfordert einen qualifizierten Beschluss (zwei Drittel der vertretenen Stimmen und die absolute Mehrheit des gesamten Aktienkapitals bei der AG). Planst du die nächste GV virtuell abzuhalten, musst du die Anpassung also an einer physischen oder bereits rechtsgültig geplanten GV vorher vornehmen.
Technische Anforderungen und Stimmrechtsvertreter
Das OR schreibt für die rein virtuelle GV vor, dass ein unabhängiger Stimmrechtsvertreter bestellt werden muss. Dieser nimmt die Stimmrechtsvollmachten der Aktionäre entgegen und übt das Stimmrecht an der Versammlung stellvertretend aus. Bei hybriden GV ist er nur dann zwingend, wenn Aktionäre explizit ihre Stimme im Voraus einreichen wollen.
Technisch braucht es eine Plattform, die folgende Punkte sicherstellt: Identifikation der Teilnehmenden, Ausübung des Stimmrechts in Echtzeit sowie eine revisionssichere Protokollierung. Bewährte Videokonferenztools wie Teams oder Zoom erfüllen diese Anforderungen nicht vollständig von sich aus. Du brauchst entweder eine spezialisierte GV-Plattform oder eine klare technische Dokumentation, dass alle Anforderungen abgedeckt sind.
Wichtig: Technische Störungen, die dazu führen, dass einzelne Aktionäre ihr Stimmrecht nicht ausüben können, können die Anfechtbarkeit von Beschlüssen begründen. Ein Testlauf vor der GV ist kein Luxus, sondern Pflicht.
Einladung, Fristen und Protokoll: Online ändert nichts
Alle formalen Anforderungen rund um Einladung, Traktanden und Protokoll gelten unverändert. Die Einladungsfrist beträgt bei der AG mindestens 20 Tage vor der GV (Art. 700 OR). Die Traktanden müssen klar und vollständig aufgeführt sein. Verspätete oder unvollständige Einladungen machen Beschlüsse anfechtbar, egal ob die GV physisch oder virtuell stattfindet.
Das Protokoll muss die gefassten Beschlüsse, das Abstimmungsergebnis und allfällige Einwände festhalten. Bei virtuellen GV empfiehlt es sich, zusätzlich den technischen Ablauf zu dokumentieren: Wer war wann verbunden, gab es Unterbrüche, wurden alle Stimmen korrekt erfasst? Diese Angaben schützen dich im Streitfall.
Hybride GV als pragmatischer Mittelweg
Für viele KMU ist die hybride GV die sinnvollste Lösung. Aktionäre oder Gesellschafter, die nicht reisen möchten oder im Ausland sind, können sich zuschalten. Der Kern der Versammlung findet aber physisch statt, was technische Risiken minimiert und den Stimmrechtsvertreter nur optional macht.
Gerade wenn du eine kleine GmbH mit zwei bis fünf Gesellschaftern führst, lohnt sich die hybride Variante. Sie gibt dir Flexibilität, ohne den vollen regulatorischen Aufwand einer rein virtuellen GV.