Papierordner im Keller oder Scans irgendwo in der Dropbox: Viele KMU archivieren Belege so, wie es sich über die Jahre ergeben hat. Rechtlich ist das ein Risiko. Die Anforderungen an die elektronische Archivierung sind in der Schweiz klar geregelt, aber in der Praxis oft unterschätzt. Wer im Steuer- oder Revisionsfall nicht lückenlos nachweisen kann, wie Belege aufbewahrt werden, riskiert empfindliche Probleme. Dieser Artikel erklärt, was du beachten musst und wie du die Archivierung praxistauglich umsetzt.
Was das Gesetz verlangt
Die Grundlage bildet Art. 958f des Obligationenrechts (OR). Demnach müssen Geschäftsbücher, Buchungsbelege, Geschäftskorrespondenz und Jahresabschlüsse zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ende des jeweiligen Geschäftsjahres.
Wichtig: Das Gesetz schreibt keine bestimmte Form vor. Elektronische Archivierung ist ausdrücklich erlaubt. Es gelten aber drei Kernanforderungen: Die Dokumente müssen echt (unverändert), integer (vollständig) und jederzeit lesbar sein. Das klingt simpel, hat aber weitreichende Konsequenzen für die Wahl der Archivierungslösung.
Besondere Anforderungen bei MWST-Belegen
Wer der Mehrwertsteuer unterstellt ist, muss zusätzlich Art. 70 des Mehrwertsteuergesetzes (MWSTG) einhalten. Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) kann jederzeit Einblick in die Buchführung verlangen. MWST-relevante Belege, also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, müssen in einer Form archiviert sein, die eine vollständige Prüfung ermöglicht.
Elektronisch empfangene Belege, etwa eine PDF-Rechnung per E-Mail, dürfen elektronisch archiviert werden. Physische Originalbelege dürfen eingescannt und vernichtet werden, sofern der Scan inhaltlich identisch ist und das Verfahren dokumentiert ist. Eine reine Ablage in einem ungesicherten Ordner auf dem Desktop reicht dabei nicht.
Was elektronische Archivierung in der Praxis bedeutet
Der Begriff klingt technisch, ist aber greifbar. Eine rechtskonforme elektronische Archivierung erfüllt folgende Punkte:
- Unveränderbarkeit: Einmal archivierte Dokumente dürfen nicht überschrieben oder gelöscht werden können. WORM-Speicher (Write Once Read Many) oder entsprechende Cloud-Lösungen mit Versionierung sind geeignet.
- Nachvollziehbarkeit: Es muss dokumentiert sein, wer wann welches Dokument archiviert hat. Ein einfaches Logfile genügt oft.
- Lesbarkeit über 10 Jahre: Formate wie PDF/A sind für Langzeitarchivierung geeignet. Proprietäre Formate, die in zehn Jahren kein Programm mehr lesen kann, sind problematisch.
- Geordnete Struktur: Die Ablage muss so organisiert sein, dass eine Prüferin oder ein Prüfer sich innert vernünftiger Zeit orientieren kann (Art. 957a OR: Buchführung muss zweckmässig organisiert sein).
Häufige Fehler bei KMU
In der Praxis begegnen uns immer wieder dieselben Schwachstellen. Erstens: Belege werden als einfache JPEGs oder ungesicherte PDFs gespeichert, ohne Zugriffsprotokoll und ohne Schutz vor Veränderung. Zweitens: Die Archivierungsstruktur ist chaotisch, Belege sind nicht mit Buchungen verknüpfbar. Drittens: E-Mails mit Rechnungen bleiben im Postfach und werden nie eigentlich archiviert, sondern einfach nicht gelöscht. Das ist kein Archiv.
Ein weiterer Punkt betrifft Cloud-Lösungen im Ausland. Grundsätzlich ist die Archivierung im Ausland zulässig, aber der Zugriff muss im Revisionsfall jederzeit und innert nützlicher Frist möglich sein. Wenn ein US-amerikanischer Cloud-Anbieter seine Server abschaltet oder den Dienst einstellt, ist das dein Problem, nicht seines.
Wie du die Archivierung sinnvoll aufstellst
Du brauchst keine teure Spezialsoftware. Entscheidend ist das Verfahren. Halte schriftlich fest, wie Belege bei dir erfasst, benannt, gespeichert und gesichert werden. Dieses interne Reglement muss nicht lang sein, aber es muss existieren.
Für die meisten KMU reicht eine Buchhaltungslösung mit integriertem, revisionssicherem Belegarchiv. Wichtig ist, dass Belege direkt mit den Buchungen verknüpft sind und die Archivierungshistorie nachvollziehbar bleibt. Bei easy buchhaltung sind Belege, die du per WhatsApp oder E-Mail einreichst, automatisch digital archiviert und mit der entsprechenden Buchung verknüpft. Du musst dich um die technische Seite nicht kümmern.