Der Schritt in die Selbstständigkeit ist aufregend – und stellt dich sofort vor eine Reihe konkreter Entscheidungen. Welche Rechtsform passt? Wann musst du dich bei der AHV anmelden? Ab wann bist du mehrwertsteuerpflichtig? Und was verlangt das Gesetz buchhalterisch von dir? Dieser Guide beantwortet die wichtigsten Fragen für Gründerinnen und Gründer in der Schweiz, damit du von Anfang an auf solidem Fundament aufbaust.
Die richtige Rechtsform wählen
Für die meisten Einzelpersonen, die sich selbstständig machen, ist das Einzelunternehmen der einfachste Einstieg. Du brauchst kein Gründungskapital, keinen Notar und keinen Gesellschaftsvertrag. Sobald du eine Tätigkeit mit Gewinnabsicht aufnimmst, besteht das Einzelunternehmen – rechtlich und steuerlich. Der Nachteil: Du haftest mit deinem gesamten Privatvermögen.
Die GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) trennt Privat- und Geschäftsvermögen. Die Haftung ist grundsätzlich auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt. Du benötigst mindestens CHF 20’000 liberiertes Stammkapital, einen öffentlich beurkundeten Gesellschaftsvertrag und einen Eintrag im Handelsregister. Der Verwaltungsaufwand ist spürbar höher, aber für viele KMU ab einer gewissen Grösse sinnvoll. Relevant ist auch: Eine GmbH hat eigene Steuerpflicht, während beim Einzelunternehmen Geschäfts- und Privatsteuern zusammenfliessen.
Die AG (Aktiengesellschaft) eignet sich vor allem für wachstumsorientierte Unternehmen mit externen Investoren. Das Mindestkapital beträgt CHF 100’000 (mindestens CHF 50’000 einzubezahlen). Für den klassischen KMU-Start ist sie selten die erste Wahl.
AHV-Anmeldung: Pflicht von Anfang an
Wer selbstständig erwerbstätig ist, muss sich bei der zuständigen Ausgleichskasse anmelden. Das ist keine Option, sondern gesetzliche Pflicht gemäss AHVG. Die Beiträge richten sich nach dem Nettoeinkommen aus selbstständiger Tätigkeit und liegen bei rund 10 Prozent (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerseite zusammen, da du beides selbst trägst).
Wichtig: Die Ausgleichskasse entscheidet, ob sie dich als selbstständig anerkennt. Wer nur für einen einzigen Auftraggeber arbeitet, gilt steuerrechtlich unter Umständen als scheinselbstständig. Das kann Nachzahlungen auslösen. Kläre diesen Punkt frühzeitig.
MWST-Pflicht und freiwillige Unterstellung
Die Mehrwertsteuerpflicht (MWST) beginnt, sobald du innerhalb von zwölf Monaten mehr als CHF 100’000 steuerbaren Umsatz erzielst. Das ist die Grenze gemäss Art. 10 MWSTG (Mehrwertsteuergesetz). Wirst du im ersten Geschäftsjahr voraussichtlich diese Schwelle überschreiten, musst du dich vor Erreichen der Grenze bei der ESTV (Eidgenössische Steuerverwaltung) anmelden.
Wer unter CHF 100’000 bleibt, kann sich freiwillig der MWST unterstellen. Das lohnt sich, wenn du hauptsächlich mit vorsteuerabzugsberechtigten Unternehmen arbeitest: Du kannst die bezahlte MWST auf deinen Einkäufen als Vorsteuer zurückfordern. Ob sich das rechnet, hängt von deiner Kostenstruktur ab.
Buchhaltung: Was das Gesetz verlangt
Das Obligationenrecht (Art. 957 OR) legt fest, wer wie buchführen muss. Einzelunternehmen und Personengesellschaften mit weniger als CHF 500’000 Umsatz müssen lediglich eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung führen sowie das Vermögen und die Schulden erfassen. Das ist deutlich weniger aufwendig als eine vollständige doppelte Buchhaltung.
Ab CHF 500’000 Umsatz gilt die Pflicht zur ordentlichen Buchführung mit Bilanz, Erfolgsrechnung und Anhang. GmbH und AG unterliegen dieser Pflicht unabhängig vom Umsatz, weil sie als juristische Personen stets vollständige Jahresrechnungen erstellen müssen.
Gute Buchhaltung ist aber nicht nur eine gesetzliche Pflicht. Sie zeigt dir, wie rentabel dein Unternehmen wirklich ist, wann Steuern fällig werden und wo du Kosten senken kannst. Wer von Anfang an ordentlich erfasst, hat im Steuerjahr weniger Stress und bessere Verhandlungspositionen gegenüber Banken oder Investoren.
Belege sorgfältig aufbewahren
Alle Geschäftsbelege müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden (Art. 958f OR). Das gilt für Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge und Verträge gleichermassen. Digitale Archivierung ist erlaubt, solange die Echtheit und Unveränderlichkeit nachgewiesen werden kann.
Geschäftskonto von Anfang an trennen
Ein separates Geschäftskonto ist gesetzlich nicht immer vorgeschrieben, aber dringend empfohlen. Die Vermischung von Privat- und Geschäftsfinanzen macht die Buchhaltung unnötig kompliziert und kann bei Steuerprüfungen Fragen aufwerfen.
Handelsregistereintrag: wann ist er nötig?
Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz über CHF 100’000 sind verpflichtet, sich ins Handelsregister einzutragen. Darunter ist der Eintrag freiwillig, aber sinnvoll: Er verleiht deinem Unternehmen Rechtssicherheit und Sichtbarkeit. GmbH und AG müssen sich stets eintragen lassen, da sie erst mit Handelsregistereintrag rechtlich entstehen.